Documentos y archivo
Todo lo que te llega, ordenado solo.
Los documentos que entran por correo o WhatsApp se clasifican, se guardan donde corresponde y se pueden buscar después.
01Qué hace
Qué hace
- Lee lo que llega por correo y lo archiva clasificado
- Extrae los datos importantes sin que nadie los digite
- Encuentra el documento que buscas describiéndolo, no recordando el nombre del archivo
- Te avisa de fechas y vencimientos que están dentro de los documentos
02Cómo se ve
Cómo se ve
Así se ve por dentro, en el mismo lugar donde tus clientes ya te escriben.
- Cliente:
Te mando las facturas de este mes
- Cliente:
Adjunto: facturas-setiembre.pdf
- Estudio Contable Marín:
Recibido. Son 14 comprobantes de 6 proveedores, del 2 al 28 de setiembre. Ya quedaron archivados en la carpeta del mes.
- Estudio Contable Marín:
Ojo: dos vienen sin número de RUC. Te los marqué para que los revises antes del cierre.
- Cliente:
Gracias. ¿Y el contrato de alquiler del local, dónde quedó?
- Estudio Contable Marín:
En Contratos › 2024. Es el que vence el 31 de enero y tiene renovación automática.
- Escribiendo
03Dónde se nota
Dónde se nota
Situaciones concretas del día a día. Pasan en negocios muy distintos entre sí.
- Clasifica los comprobantes que llegan a fin de mes, sin que nadie los digite.
- Encuentra el expediente sin recorrer carpetas ni preguntarle a quien lo archivó.
- Mantiene anexos y adendas en un solo lugar, no dispersos en cadenas de correo.
- Avisa qué contratos vencen este trimestre sin que tengas que abrir ninguno.
04Qué necesitas
Qué necesitas para empezar
Poco. Casi siempre ya lo tienes.
- Un correo o un WhatsApp por donde entren los documentos
- Un lugar donde guardarlos, como Google Drive o una carpeta compartida
- Tus reglas de clasificación, aunque hoy vivan en la cabeza de una persona
¿Dudas sobre tus datos? Lee cómo los cuidamos.
Cuando el volumen crece
¿Y si no son cien documentos, sino diez mil?
Ordenar lo que entra resuelve el día a día. Cuando el problema es un archivo histórico enorme que nadie puede consultar de forma rápida y confiable, hace falta algo más grande.
Ver de qué se trata05Seguir explorando
También puedes automatizar
Atención y respuestas
Atiende por WhatsApp las preguntas de siempre y te pasa solo lo que necesita tu atención.
Ver cómo funcionaCitas y recordatorios
Reserva, confirma y recuerda citas por WhatsApp, sin llamadas de por medio.
Ver cómo funcionaClientes y seguimiento
Registra a cada persona que consulta, reactiva a los que no vuelven y te muestra quién está listo para comprar.
Ver cómo funcionaConversemos 15 minutos.
Nos cuentas qué te gustaría automatizar y salimos de ahí con una respuesta clara: qué se puede hacer y cómo lo haríamos.